Trích yếu văn bản là gì? Khi tiến hành xây dựng và soạn thảo văn bản, cần phải chú ý không chỉ đến nội dung mà còn là thể thức trình bày văn bản. Trong đó trích yếu nội dung của văn bản là một phần chưa được nhiều người nắm rõ. Vậy trích yếu văn bản là gì? Trình bày trích yếu văn bản như thế nào? Một số thông tin liên quan đến thể thức văn bản sẽ được chúng tôi đề cập trong bài viết sau đây. Mời các bạn cùng theo dõi.
1. Cơ sở pháp lý
Nghị định 30/2020/NĐ-CP
2. Trích yếu văn bản là gì?
Trích уếu văn bản hay trích yếu nội dung của ᴠăn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ уếu của ᴠăn bản.
Trích уếu nội dung ᴠăn bản được đặt ngaу dưới tên loại ᴠăn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ ᴠà đặt cân đối ѕo ᴠới dòng chữ.
3. Thể thức trình bày văn bản
Căn cứ tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì thể thức và cách thức trình bày văn bản được thể hiện như sau:
- Sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản: Thay vì được sử dụng trên khổ giấy A4 hoặc A5 thì hiện nay tất cả các loại văn bản hành chính sẽ chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 291mm). Văn bản sẽ được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4, trường hợp có bảng biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng của khổ giấy.
- Cách đánh số trang: Đây cũng là vấn đề cần lưu ý, số trang sẽ được đặt ở giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản và được đánh số từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cơ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
- Tên và trích yếu nội dung văn bản: Đối với phần này tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đậm. Trích yếu văn bản được trình bày như đã đề cập.
- Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
- Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hòặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
- Phần nơi nhận văn bản gồm có: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).
Câu hỏi thường gặp
Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản không?
Thông tư 01 loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản thì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.
Chữ ký của người có thẩm quyền?
Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.
Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Thay đổi cách đánh số trang văn bản như thế nào?
Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.
Trên đây là một số thông tin liên quan nhằm tìm hiểu về trích yếu văn bản là gì. Hy vọng đây là những thông tin bổ ích đối với bạn. Nếu bạn còn có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề trích yếu văn bản là gì hoặc cần hỗ trợ tư vấn pháp lý, sử dụng các dịch vụ pháp lý khác từ Công ty Luật ACC, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà công ty mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
- Email: [email protected]
- Hotline: 1900 3330
- Zalo: 084 696 7979
