1. Biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ là gì?
“Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
“Hồ sơ công việc” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.
Biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ được sử dụng trong các trường hợp có sự chuyển giao về công việc và chuyển giao hồ sơ, dẫn đến việc cần ghi nhận sự chuyển đổi, tình trạng, tiến độ của một công việc, hoạt động nhất định. Trong biên bản bao gồm các thông tin về thời gian, địa điểm bàn giao, các thông tin bên bàn giao, bên nhận hồ sơ, có người làm chứng và thông tin của hồ sơ được bàn giao.
Biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ được sử dụng trong các trường hợp có sự chuyển giao về công việc và chuyển giao hồ sơ, dẫn đến việc cần ghi nhận sự chuyển đổi, tình trạng, tiến độ của một công việc, hoạt động nhất định. Biên bản là văn bản pháp lý, là cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.
2. Mẫu biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————
….……….., ngày…tháng…năm…
BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ
Hôm nay vào hồi………giờ , ngày……tháng……năm…….
Chúng tôi gồm có:
Bên giao hồ sơ:
Họ tên:…Chức vụ:…
Địa chỉ:… Số điện thoại:……
2, Bên nhận hồ sơ:
Họ tên:…… Chức vụ:…
Địa chỉ:…… Số điện thoại:……
Người chứng kiến:
Họ tên:…… Nghề nghiệp/chức vụ:…
Địa chỉ:…… Số điện thoại:……
Cùng tiến hành xác nhận như sau:
Tên hồ sơ:……
Thời gian, địa điểm giao hồ sơ:……
Bên trong hồ sơ bao gồm (1):
……
Biên bản kết thúc vào hồi……h, ngày…….tháng…….năm……….
Biên bản đã được chứng kiến, đồng ý và xác nhận của tất cả những người tham gia.
BÊN GIAO HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
BÊN NHẬN HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
NGƯỜI CHỨNG KIẾN
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ:
Biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ là văn bản hành chính vì thế các cá nhân khi viết phải trình bày khoa học, rõ ràng, có nội dung quốc hiệu và tiêu ngữ đầy đủ.
Bạn điền đầy đủ thông tin của người bàn giao hồ sơ, người nhận hồ sơ và người làm chứng
(1) Tình trạng hồ sơ ghi rõ tên, số lượng,……
Các chủ thể kiểm tra ký vào cuối văn bản.
4. Những quy định của pháp luật liên quan đến hồ sơ công việc:
Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
Thứ nhất, Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) khác.
Thứ hai, Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
– Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
– Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
Thứ ba, Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Về Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
Thứ nhất, Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
Thứ hai, Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
– Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
– Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
Thứ ba, Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
Thứ tư, Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo đúng quy định của Nhà nước.
Về Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
Một là, Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
Hai là, Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Ba là, Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Bốn là, Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
Năm là, Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Về Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
