Theo một thống kê gần đây, trung bình mỗi người trên thế giới gửi và nhận ít nhất 121 email mỗi ngày. Với vai trò to lớn của email trong đời sống – công việc, kỹ năng gửi email trở nên vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên, với những bạn chưa từng gửi email, thì đây chính là thách thức thực sự. Vì vậy những lưu ý mà Clever Academy trình bày sau đây trở nên khá cần thiết giúp bạn viết email chuyên nghiệp nhất.
Viết một bức email chuyên nghiệp không khó như bạn nghĩ
Đặt chủ đề Email (Subject)
Mục chủ đề là phần nhận được chú ý ngay đầu tiên khi email mới được gửi đến. Vì vậy trước hết bạn cần phải đảm bảo rằng mọi email bạn gửi đều đã được bổ sung phần chủ đề đầu thư. Cần biết rằng, chủ đề email nhằm giải thích cho mọi người hiểu thông tin bạn muốn truyền đạt một cách ngắn gọn, vì vậy nhất định, bạn phải đặt chủ đề thư liên quan đến nội dung sẽ xuất hiện trong email.
Bắt đầu bằng một câu chào
Lời mở đầu là ấn tượng đầu tiên khi đọc email, hãy chăm chút cho điều này
Cũng như chủ đề, câu chào mở đầu email sẽ khiến người nhận email có ấn tượng tốt với bạn. Nếu bạn đang viết email tới một người mà bạn chưa hề gặp. Vậy thì hãy bắt đầu email theo cách thông thường như trong ví dụ sau đây:
‘Dear Anna,
I hope this email finds you well.
My name is Danielle and I’m currently leading the project on International Development.’
Nếu như người nhận là đồng nghiệp mà bạn đã quen biết, bạn có thể mở lời chào một cách gần gũi hơn:
‘Hello Anna,
I hope you’re well.
Here’s a quick update regarding the International Development project.’
Nếu bạn không biết rõ đối phương sẽ nhận email của bạn là ai ví dụ như khi viết viết email xin việc hoặc gửi email đến group chung, bạn có thể áp dụng cách như sau:
‘Dear Hiring Manager,
Nếu email gửi cho nhiều hơn một người nhận, bạn có thể kể tên từng người hoặc gọi tắt như gợi ý này:
‘Hello all/Hi everyone.’
Nêu mục đích của email
Sau khi đã hoàn thành xong mục chủ đề và mở đầu thư, bước tiếp theo hãy viết nội dung và mục đích khi bạn soạn email. Cách thức diễn đạt cầu kỳ hay đơn giản tùy thuộc vào hoàn cảnh và vị trí của bạn, tuy nhiên yếu tố cốt lõi là phải thể hiện rõ mục đích viết email. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn cách viết ngắn gọn và rõ ràng như trong câu sau:
‘I am writing to enquire about the funding for the International Development project.’
Lời kêu gọi hành động
Sau khi hoàn thành các phần email như trên, phần cuối thư bạn nên bổ xung lời kêu gọi hành động nhằm chỉ rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn người nhận email sẽ thực hiện trong thời gian tới, ví dụ như câu sau đây:
“Could you please send me those files by Thursday 13th at 3pm please.”
Nhớ khép lại nội dung vào cuối thư
Email trước khi được gửi phải có câu cuối thư để cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc thư này. Một ví dụ khá tốt mà bạn có thể tham khảo bên dưới đây:
“Thank you for your help with this.”
“I’m looking forward to hearing your thoughts”.
“Kind regards/Best wishes/All the best”.
Thêm chữ ký cá nhân (email signature)
Đến thời điểm này, email của bạn đã dần hoàn thiện rồi đó, bạn chỉ cần thêm chữ ký và một vài thông tin liên lạc để giúp cho bức email của bạn thêm phần chuyên nghiệm hơn. Chữ ký có thể bao gồm tên, nghề nghiệp, tên công ty, số điện thoại hoặc thậm chí là kênh liên lạc khẩn cấp để giúp người khác liên lạc ngay lập tức với bạn trong các trường hợp cần thiết.
Rà soát lỗi trước khi gửi
Khi phải gửi đến email thứ 27 trong một buổi sáng thì bạn rất dễ bỏ qua dấu chấm câu hoặc quên không viết hoa những chữ cần thiết. Đó là điều cần phải tránh.
Cố gắng trau chuốt từng email một để tránh những hiểu nhầm đáng tiếc
Hãy dành một chút thời gian để kiểm tra lại email một lần cuối trước khi gửi. Điều này sẽ giúp người đọc mất ít công sức hơn và bạn sẽ không phải mất thêm thời gian giải thích điều bạn muốn nói.
Ngay cả trong những email ngắn, cũng đừng dùng những font chữ to. Hãy đánh dấu những ý quan trọng và dùng cách ngắt câu, xuống dòng cẩn thận. Đồng thời, trước khi gửi email hãy thử trả lời hết các câu hỏi sau đây:
- Mục đích trong email đã rõ ràng chưa?
- Liệu người nhận có thể hiểu được nội dung email hoặc có phần thông tin nào bị thiếu không?
- Có cần gửi email này cho các đồng nghiệp khác không?
- Có chắc người nhận đã rõ thông tin về thời hạn cần phải hồi đáp lại nội dung trong email chưa?
- Có lỗi ngữ pháp hay chính tả nào không?…..
Lựa chọn đúng đối tượng để gửi
Tối hơn hết nên điền địa chỉ email của người gửi khi đã hoàn toàn viết xong email. Điều này sẽ giúp bạn tránh gửi nhầm email khi chưa kịp soát lỗi.
Về điểm này, bạn cũng nên xem xét đến những đối tượng gửi email, khi gửi cho đồng nghiệp thuộc bộ phần khác cho công ty, phải cc đến cả quản lý của họ.
Thông tin thêm: Những điều nên và không nên khi viết email
Nên
- Soát lại lỗi chính tả trước khi gửi email.
- Viết email ngắn gọn và xúc tích.
- Trả lời email nhanh chóng.
Không nên
- Viết tắt trong email.
- Đính kèm các icon, biểu tượng cảm xúc trong email.
- Viết các vấn đề riêng tư, cá nhân trong email.
Từ những lưu ý trên chắc hẳn các bạn đã hình dung ra cách để viết một email chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Với bài viết này, Clever Academy hi vọng sẽ giúp bạn “lĩnh hội” được bí kíp viết email khiến người đọc bị chinh phục ngay từ lần đầu tiên. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết, hãy theo dõi fanpage của Clever Academy để cập nhập thêm các bài viết hữu ích khác nữa nhé.
Clever Academy (sưu tầm, chọn lọc)
